Desde Volies, así como en Voluntare solemos trabajar principalmente con las personas responsables de voluntariado o de impacto social, aquellas personas asignadas por los equipos de Recursos Humanos, Fundaciones corporativas, RSC o Relaciones con la Comunidad para llevar adelante la estrategia de impacto social y voluntariado en las empresas.
Junto a ellas, solemos diseñar la estrategia o plan de trabajo y acompañarles para lograr alianzas sólidas con el sector social. También les ayudamos a identificar oportunidades en las que los equipos de sus empresas —y, en muchos casos, también personas jubiladas, familias, clientela o empresas proveedoras— puedan contribuir con su tiempo y capacidades: oportunidades de voluntariado.
Sin embargo, poco se habla de un rol muy especial dentro de estos programas: el de las personas embajadoras.
Qué son las personas embajadoras
En cada empresa reciben nombres diferentes: personas embajadoras, impulsoras, champions o líderes. Pero todos los casos apuntan a lo mismo: si las personas voluntarias ya dedican su tiempo a contribuir con programas de impacto, estas personas dan un paso más y asumen un nivel de implicación mayor.
Los roles pueden abarcar desde apoyar al equipo gestor y difundir las oportunidades de voluntariado hasta contribuir a la identificación de nuevas alianzas y proyectos, aportando capilaridad en los distintos territorios. También pueden canalizar la relación con a las entidades sociales, coordinar a otras personas voluntarias durante las actividades o colaborar en tareas de seguimiento y reporte.
Son personas que aportan legitimidad y cercanía al programa. Ayudan a incorporar nuevas voces, acercan la realidad de distintos territorios y sirven como termómetro de cómo se está viviendo el voluntariado en los equipos. Además, facilitan una coordinación más efectiva entre todas las partes involucradas.
Cómo se diseña un buen programa de embajadores/as
Para aprovechar al máximo la enorme contribución que estas personas pueden hacer al programa de voluntariado, es importante tener en cuenta algunas consideraciones.
En primer lugar, conviene plantearlo como un programa en sí mismo, dándole entidad propia y reflexionando sobre el alcance del rol. ¿Qué expectativas existen? ¿Qué pueden aportar realmente estas personas? La respuesta dependerá de cada empresa: del tiempo que puedan dedicar, del apoyo de sus líderes e incluso del tipo de puesto que desempeñen.
La primera regla es sencilla: reglas claras para una mayor flexibilidad. Cuando sabemos qué entra dentro del rol y qué no, es más fácil planificar, alinear expectativas y construir una experiencia enriquecedora para todas las personas involucradas.
Junto al equipo de Volies, que apoya este programa en algunas ciudades de Estados Unidos y Europa junto a distintas empresas, hemos identificado varias buenas prácticas vinculadas a las distintas etapas del journey de las personas embajadoras.
IDENTIFICACIÓN
Es importante dejar claros los requisitos para asumir el rol y las expectativas asociadas. Una buena práctica consiste en contar con el visto bueno de las personas que ejercen un liderazgo directo, ya sea mediante invitación o como requisito para una postulación voluntaria. Esto aporta formalidad y legitimidad al programa.
CAPACITACIÓN
Todas las personas que asuman este rol deberían recibir una inducción inicial sobre sus responsabilidades, herramientas y formas de actuación ante situaciones habituales. Además, es recomendable ofrecer espacios de formación continua para fortalecer su autonomía y liderazgo.
ENGAGEMENT Y SEGUIMIENTO
Realizar reuniones periódicas ayuda a escuchar a las personas embajadoras, resolver dudas y mantener su motivación. También es recomendable crear una comunidad donde quienes tienen más experiencia puedan acompañar a quienes se incorporan al rol.
Una práctica que hemos implementado con el equipo de Volies en Columbus, Ohio, es el shadowing de nuevos embajadores/as durante algunas actividades. Esto les permite aprender observando a personas con más experiencia en situaciones reales y ganar confianza antes de asumir plenamente el rol.
RECONOCIMIENTO
Es importante contar con instancias de reconocimiento específicas para este grupo de personas voluntarias, ya que asumen un compromiso adicional con el programa. El reconocimiento puede adoptar distintas formas, pero conviene planificarlo para reforzar la motivación y el sentido de pertenencia.
ASSESMENT
Evaluar periódicamente la experiencia y el desempeño de las personas que desempeñan el rol de embajadoras permite ofrecer feedback, identificar oportunidades de mejora y, cuando sea necesario, facilitar el relevo del rol. Es normal que algunas personas no puedan mantener el nivel de dedicación previsto debido a cambios en sus circunstancias.
El valor del rol en el impacto social
En resumen, los programas de embajadores/as de voluntariado aportan numerosos beneficios a las iniciativas de voluntariado corporativo. Sin embargo, para impulsar verdaderamente el liderazgo de las plantillas en la estrategia de relaciones con la comunidad y con el sector social, es importante diseñarlos de forma estructurada, planificada y con el acompañamiento adecuado.
Cuando esto sucede, no solo se reducen riesgos y se fortalece la gestión del programa, sino que se multiplica su capacidad de generar impacto. Porque, en definitiva, el equipo de embajadores tiene un gran potencial de inspirar a otras personas y ayudar a que el compromiso social forme parte del día a día de la organización y de la cultura corporativa.
Pero los programas de embajadores no solo pueden ser útiles para las empresas ya que en cualquier tipo de organización podemos tener esas personas dispuestas a dar un poco más de sí … próximamente, nuestra compañera Ángela Padilla nos contará como lo hacen desde Residencias Savia, modelo inspirador para Centros de mayores o entidades sociales, en el que las personas responsables del equipo de la Animación Socio Cultural, comúnmente llamadas en el sector TASOC, ejercen a su vez de embajadoras de voluntariado, generando lazos entre la residencia y la comunidad.
